Oznámení o ochraně osobních údajů při náboru

1. Úvod

Toto oznámení má za úkol vysvětlit, jak společnost Gunnebo nakládá s osobními údaji uchazečů o zaměstnání, a vysvětlit těmto uchazečům jejich práva vyplývající z právních předpisů na ochranu osobních údajů. Tento typ údajů označujeme v tomto oznámení jako „údaje o uchazečích".

Oznámení se vztahuje na žádosti podané prostřednictvím internetových stránek s volnými pracovními místy, internetových nebo intranetových stránek společnosti Gunnebo a na žádosti podané prostřednictvím třetích stran, jako jsou zprostředkovatelské agentury nebo burzy s nabídkou práce. Dále se vztahuje na žádosti podané jinak, například poštou nebo e-mailem.

Pojmy vymezené v této strategii jsou vysvětleny ve slovníčku.

2. Přehled: 10 zásad ochrany údajů dodržovaných společností Gunnebo

Společnost Gunnebo dodržuje v souvislosti s údaji o uchazečích 10 zásad ochrany údajů:

  1. Čestnost a transparentnost: Lidem podáváme informace o našem způsobu zpracovávání údajů o uchazečích.
  2. Zpracování podle zákona: Máme vždy dobrý a zákonný důvod ke zpracování údajů o uchazečích.
  3. Omezení účelu: Shromažďujeme pouze takové údaje o uchazečích, které společnost Gunnebo potřebuje pro obchodní účely. Pokud chceme údaje o uchazečích znovu použít pro jiný účel, musíme zajistit, aby tyto účely nebyly v rozporu.
  4. Minimalizace údajů: Zpracováváme pouze údaje o uchazečích, které potřebujeme.
  5. Přesnost: Údaje o uchazečích, které uchováváme, jsou přesné, úplné a aktuální.
  6. Uchovávání: Údaje o uchazečích uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu. Pokud už údaje o uchazečích nepotřebujeme, vymažeme je nebo je anonymizujeme.
  7. Bezpečnost: Údaje o uchazečích chráníme proti ztrátě i krádeži. Zajišťujeme, aby naše údaje o uchazečích chránili i naši dodavatelé služeb.
  8. Práva jednotlivce: Poskytujeme jednotlivcům právo přístupu k jejich údajům, právo na opravu nebo vymazání těchto údajů či na podání námitky proti jejich využití pro konkrétní účely.
  9. Předávání údajů o uchazečích: Než pošleme údaje o uchazečích mimo Evropu, učiníme bezpečnostní opatření pro jejich ochranu.
  10. Odpovědnost: Provádíme kroky, kterými zajišťujeme, aby naše zpracovávání údajů o uchazečích bylo v souladu s těmito 10 zásadami ochrany údajů.

3. Které údaje o uchazečích společnost Gunnebo shromažďuje?

Obecně společnost Gunnebo shromažďuje při náboru pouze takové údaje o uchazečích, které jsou nezbytné pro posouzení, zda je pro vás konkrétní volná pozice vhodná. Součástí mohou být tyto kategorie:

  • informace, které poskytnete při zřizování účtu („profilu") na internetových stránkách s volnými pracovními místy, například e-mailová adresa,
  • informace, které poskytnete při žádosti o volné pracovní místo ve společnosti Gunnebo o své osobě, svých schopnostech a vhodnosti pro danou pozici, například jméno, kontaktní údaje, národnost, profesní kvalifikace, minulá zaměstnání, osobní zájmy, zkušenosti a životopis,
  • informace, které společnost Gunnebo shromáždí při náboru, například váš výkon v hodnotících centrech, na pohovoru nebo při jiném posuzování, a informace poskytnuté ve vašich referencích,
  • informace v souvislosti s využíváním našich internetových stránek, například vaše IP adresa. Tyto informace můžeme shromažďovat prostřednictvím cookies. Více informací o způsobu, jakým společnost Gunnebo používá cookies, viz naši Strategii na ochranu osobních údajů na internetových stránkách (http://www.gunnebo.cz/privacy-and-cookies).

    Osobní údaje týkající se odsouzení za trestné činy nebo lékařské údaje budeme požadovat pouze, pokud to umožňují místní zákony.

    Zda je informace, kterou žádáme, povinná, nebo nepovinná, vždy uvedeme.

4. Co bude společnost Gunnebo s údaji o uchazečích dělat?

Mezi hlavní účely využívání údajů o uchazečích patří:

  • podpora a zpracování vaší žádosti o zaměstnání, díky čemuž budeme schopni například posoudit, zda splňujete popis pracovní pozice, předběžně vybrat uchazeče a ověřit reference a profesní kvalifikaci uchazečů,
  • zlepšování našeho procesu zpracování žádostí, díky čemuž například zajistíme, že naše internetové stránky, intranet a portál nabízející volná pracovní místa budou uživatelsky přátelské a budou obsahovat vhodné a užitečné informace,
  • [záruka dodržování našeho etického kodexu, díky čemuž například zajistíme, že se budeme řídit svými hodnotami, a především monitorovat rovnost příležitostí.]

    V rámci „kontroly před nástupem do zaměstnání" můžeme údaje, které nám uchazeči poskytnou, v průběhu náboru ověřovat nebo můžeme shromažďovat osobní údaje o uchazečích i z jiných zdrojů než od uchazečů. Součástí této kontroly může být ověření kvalifikace, funkce ve vedení podniku, finanční historie (například konkurz) nebo případné záznamy v trestním rejstříku. V případě takové kontroly:
  • vám předem oznámíme, které údaje budeme ověřovat, a vysvětlíme vám, jak bude kontrola před nástupem do zaměstnání probíhat,
  • budou případné údaje o odsouzení za trestné činy nebo lékařské údaje shromažďovány od úředně schválených zdrojů a v souladu s platnými zákony.

    Pokud je to v souvislosti s pozicí, o kterou se ucházíte, nezbytné, můžeme také požadovat, abyste se před nástupem podrobili zkoušce na alkohol či drogy.

    DŮLEŽITÉ: Pokud uvedete, že nejste oprávnění pracovat v zemi, ve které se o pozici ucházíte, systém automaticky vaši žádost vyřadí a společnost Gunnebo ji nebude brát v potaz. Pokud nám však budete chtít vysvětlit okolnosti, obraťte se na nás prostřednictvím kontaktních údajů uvedených dále v odstavci 9.

    Společnost Gunnebo vaše údaje zpracuje pouze, pokud k tomu bude mít právní podklad. Obecně společnost Gunnebo údaje o uchazečích zpracovává za účelem rozhodování, zda s uchazečem uzavřít smlouvu. Některé údaje mohou být také zpracovávány pouze na základě vašeho souhlasu (který můžete odvolat) nebo z důvodu nutnosti dodržet zákonné povinnosti či hájit oprávněné obchodní zájmy společnosti Gunnebo (například nutnost uchazečům důkladně porozumět, abychom mohli provádět efektivní nábor zaměstnanců).

5. Komu údaje o uchazečích poskytujeme?

a.       Ve společnosti Gunnebo

Společnost Gunnebo omezuje přístup k údajům o uchazečích pouze na lidi, kteří tyto údaje potřebují znát. Mezi ně patří například jedinci, kteří tyto údaje potřebují, aby mohli zpracovat vaši žádost o zaměstnání a řídit nábor zaměstnanců.

b.      Mimo společnost Gunnebo

Společnost Gunnebo předává za účelem řízení náboru údaje o uchazečích oprávněným poskytovatelům služeb. Můžeme jim vaše osobní údaje poskytnout například kvůli ověření vaší žádosti a informací, které jste společnosti Gunnebo poskytli. Patří sem i ověření akademické a profesní kvalifikace.

Obecně společnost Gunnebo poskytne údaje o uchazečích třetím stranám mimo společnost Gunnebo a svým dodavatelům:

  • pokud to vyžadují zákony,
  • jako reakci na oprávněný požadavek ke spolupráci vydaný policií nebo jiným donucovacím orgánem,
  • při žádosti o právní poradenství od externích právníků společnosti Gunnebo nebo v rámci soudních řízení s třetí stranou.

6. Jak dlouho bude společnost Gunnebo údaje o uchazečích uchovávat?

Údaje o uchazečích uchováváme v souladu s našimi interními strategiemi a postupy týkajícími se uchovávání údajů. Pokud jste neúspěšný uchazeč o zaměstnání v naší společnosti (nebo pokud pozici odmítnete), budou vaše údaje zničeny obvykle do [6 – 18 měsíců] (podle zákonů dané země). Tím dodržíme své zákonné povinnosti a budeme vás moci znovu kontaktovat, pokud se objeví jiná vhodná pozice. Pro více informací o uchovávání údajů o uchazečích se na nás obraťte.

Pokud jste úspěšný uchazeč o zaměstnání a do společnosti Gunnebo nastoupíte, budeme vaše osobní údaje uchovávat v souladu s našimi interními pokyny a postupy týkajícími se uchovávání údajů. Více informací vám poskytneme při nástupu.

7. Kde společnost Gunnebo údaje o uchazečích uchovává?

Uchazeči berou na vědomi, že jejich údaje mohou být předávány a uchovávány mimo zemi jejich bydliště, kde mohou ve srovnání se zemí jejich bydliště platit méně přísné nebo žádné právní předpisy na ochranu osobních údajů. Údaje mohou také zpracovávat zaměstnanci mimo zemi jejich bydliště, kteří pracují pro společnost Gunnebo či pro některého z jejích dodavatelů, například v oblasti podpůrných služeb.

Pokud předáváme údaje o uchazečích do jiné země, podnikáme kroky, které stanovují právní předpisy a kterými uplatňujeme odpovídající opatření na ochranu údajů o uchazečích a bezpečné zacházení v souladu s tímto oznámením. Pokud se nacházíte v Evropském hospodářském prostoru nebo ve Spojeném království, můžete se na nás obracet se žádostí o seznam opatření, které v této souvislosti k ochraně údajů o uchazečích a práv na soukromí využíváme.

8. Uplatňování vašich práv

Můžete mít právo přístupu k údajům o vás jako o uchazeči či právo na opravu a vymazání údajů, které o vás společnost Gunnebo uchovává. Můžete mít také právo podat námitku proti některým způsobům zpracovávání údajů o uchazečích nebo je omezit a zažádat o strojově čitelný seznam údajů, které jste jako uchazeč společnosti Gunnebo poskytli. Své kontaktní údaje můžete aktualizovat ve svém profilu online.

Jakoukoliv žádost o uplatnění těchto práv společnost Gunnebo individuálně posoudí. Mohou nastat okolnosti, za kterých nemáme zákonnou povinnost vaší žádosti vyhovět, například podle zákonů platných ve vaší zemi nebo na základě příslušných zákonných výjimek uvedených v právních předpisech o ochraně údajů.

9. Kontakt

Pokud chcete vědět více o čemkoliv v tomto oznámení nebo uplatnit svá práva podle odstavce 8, obraťte se na právní oddělení společnosti Gunnebo prostřednictvím privacy@gunnebo.com.

Pokud máte pochybnosti o způsobu, jakým společnost Gunnebo s údaji o uchazečích zachází, máte právo vznést stížnost orgánu na ochranu údajů. Žádáme vás však, abyste svou stížnost nejdříve přednesli společnosti Gunnebo.

 

Poslední aktualizace 5. 2. 2018

 

Slovníček

 

Údaje o uchazečíchOsobní údaje uchazečů o zaměstnání.
Orgán na ochranu údajů Příslušný orgán dohledu, který nese odpovědnost za záležitosti týkající se ochrany osobních údajů v zemi sídla společnosti či skupiny Gunnebo.
Evropský hospodářský prostor (EHP) EHP zahrnuje všechny členské státy Evropské unie, Island, Lichtenštejnsko a Norsko. 
Osobní údaje Informace, které souvisí s identifikovaným nebo identifikovatelným jedincem (tj. údaje o zaměstnancích, smluvních partnerech, uchazečích, zaměstnancích prodejců, dodavatelů a smluvních partnerů, zákaznících, jedincích využívajících naše výrobky a návštěvnících našich internetových stránek a center služeb zákazníkům).  Osobními údaji jsou jména, adresy, e-mailové adresy, žádosti o zaměstnání, informace o uživatelském účtu a písemný styk. Mohou jimi být i informace vyplývající z prohlížení internetu (například údaje spojené s konkrétním cookie) a IP adresy, pokud lze tyto informace spojit s konkrétním jedincem. 
Kontrola před nástupem do zaměstnáníOsobní údaje související s možným zaměstnancem společnosti Gunnebo shromážděné z jiných zdrojů než od uchazeče. Jde například o funkce ve vedení podniku, finanční historii, kvalifikaci a záznamy v trestním rejstříku.
Zpracovávání Jakékoliv nakládání s osobními údaji, kterým se rozumí jejich shromažďování, uchovávání, přístup k nim, jejich kombinování s jinými údaji, poskytování třetím stranám, a dokonce i jejich vymazání.